Järjestelmä auttaa Oulun Tilakeskusta hallinnoimaan kaupungin omistamia kiinteistöjä

Oulun Tilakeskus otti vuoden 2016 syksyllä käyttöönsä uuden työkalun kiinteistöjen inventointia varten. Oulun Tietotekniikan toteuttaman työkalun avulla voidaan arvioida kaupungin omistamia kiinteistöjä monipuolisesti ja kätevästi eri näkökulmista. Näin niitä koskevia päätöksiä voidaan tehdä entistä perustellummin. Järjestelmä antaa myös kattavan kuvan kaupungin omasta kiinteistökannasta muun muassa palveluverkkokeskustelun tueksi.

Tilakeskus

Uuden työkalun kehitysprojektissa ovat olleet mukana Oulun Tietotekniikka -liikelaitoksen (OTT) lisäksi sen kumppani Soleno Oy sekä Oulun Tilakeskus. Projektin sysäsi liikkeelle viimeksi mainitun esille tuoma uuden teknisen järjestelmän tarve.

OTT:n ICT-pääsuunnittelija Helena Tunturi kiittelee kolmikon yhteistyön sujumista.

”Tämä oli mielenkiintoinen ja kaikin puolin onnistunut projekti. Inventointityökalun luominen kuvaa myös meidän työskentelytapaamme. Voimme tuottaa palveluja itse tai hankkia niitä kumppaneilta. Toimimme kuitenkin aina rajapintana asiakkaisiin päin – näiden ei tarvitse pitää yhteyttä moniin osapuoliin”, hän toteaa.

Se auttaa käytännössä muun muassa arvioimaan remonttien ja korjausten tarvetta sekä pohtimaan rakennusten asemaa kaupungin palveluverkossa.

Kaikki kiinteistöt työkalun piiriin

Tilakeskus omistaa Oulun kaupungin kiinteistökannan ja hallinnoi sekä ylläpitää sitä. Kiinteistökanta koostuu kaikkiaan noin 500 rakennuksesta. Projektipäällikkö Janne Karhu Oulun Tilakeskuksesta sanoo, että nämä kaikki on tarkoitus saada inventointityökalun piiriin vuoden 2019 loppuun mennessä. Tietojen siirtäminen tietokantaan on jo aloitettu. Ensimmäisenä ovat vuorossa koulut.

Janne Karhu on vakuuttunut, että inventointityökalusta tulee Tilakeskukselle paljon käytetty ja arvokas väline.

”Työkalusta on paljon hyötyä omaisuudenhallinnan näkökulmasta. Se auttaa käytännössä muun muassa arvioimaan remonttien ja korjausten tarvetta sekä pohtimaan rakennusten asemaa kaupungin palveluverkossa”, hän kertoo.

OTT toteuttama työkalu on lajissaan ainutlaatuinen ja erittäin helppokäyttöinen. Se toimii verkossa tavallisella selaimella. Tiedot ovat tietokannassa, joka pyörii OTT:n ylläpitämillä palvelimilla. Päätelaitteina voi käyttää pöytätietokoneita, läppäreitä ja mobiililaitteita. Sekä tietojen hakeminen että syöttäminen käyvät vaivattomasti rajausten ja taulukoiden avulla.

Projektipäällikkö Janne Karhu kiitteleekin työkalun käytettävyyttä.

”Järjestelmä sisältää niin kattavat tiedot rakennuksista, että vanhaan tapaan Excel-taulukoita pyörittämällä tietomäärän hallitseminen olisi monimutkaista”, hän mainitsee.

Arvioinnin pohjana neljä eri tekijää

Työkalussa kiinteistöjä arvioidaan neljän eri tekijän valossa. Näitä ovat palveluverkkovaikutus, tilojen toiminnallisuus, rakennushistoriallinen ja arkkitehtoninen arvo sekä tekninen kunto. Rakennuksen käyttäjä arvioi kahta ensimmäistä tekijää ja arkkitehti kolmatta. Teknisestä kunnosta kertovat tiedot siirtyvät inventointityökaluun suoraan Oulun Tilakeskuksen käyttämästä Haahtela-kiinteistötietojärjestelmästä.

Haahtela-järjestelmä kerää tietoja muun muassa rakennusten sähkön-, lämmön- ja vedenkulutuksesta.

ICT-pääsuunnittelija Helena Tunturi Oulun Tietotekniikasta sanoo, että teknisten rajapintojen rakentaminen Haahtela-järjestelmän ja kiinteistöinventointityökalun välille oli haastava tehtävä.

Inventointityökaluun on tarkoitus kehittää jatkossa uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Projektipäällikkö Janne Karhu arvioi järjestelmän voivan tulevaisuudessa tarjota myös monenlaisia uusia liiketoimintamahdollisuuksia esimerkiksi avoimen datan näkökulmasta.