Sähköinen maksumääräyslomake vauhdittaa rahan liikettä

Oulun kaupunki ja useat muut toimijat ovat vuodesta 2016 lähtien varsin laajasti käyttäneet sähköistä maksumääräyslomaketta, jonka Oulun Tietotekniikka yhteistyössä Monetran ja sen asiakkaiden kanssa on kehittänyt. Viimeksi Oulun kaupungin työllisyyspalveluille räätälöitiin oma sähköinen lomakkeensa.

Tietohallintoasiantuntija Ari Ylinärä kaupungin konsernihallinnosta kertoo työllisyyspalvelujen lomakkeen kehittämisen edenneen samaa reittiä kuin aikaisemminkin: konsernihallinto esitti tilauksen Monetralle, joka puolestaan tilasi työn OTT:ltä.

Ylinärän mukaan sähköisellä maksumääräyslomakkeella tavoitellaan monenlaisia hyötyjä.

”Tieto tarvitsee tallentaa vain yhteen kertaan. Tämän ansiosta toiminta nopeutuu, maksut saadaan ripeämmin liikkeelle ja virheiden määrä vähenee”, hän luettelee.

Kysymys ei olekaan pelkästään lomakkeista, vaan koko maksatusprosessin sähköistämisestä.

Oulun kaupungin monien organisaatioiden lisäksi OTT:n rakentamaa sähköistä maksumääräyslomaketta käyttävät muun muassa Oulun ammattikorkeakoulu, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä sekä Lumijoen ja Hailuodon kunnat ja Sodankylän kaupunki.

Joustava ratkaisu

Maksumääräyslomake toimii verkossa – osin kaupungin sisäverkossa, osin ulkoverkossa. OTT:n ICT-suunnittelija Tapani Tapio korostaa, että lomakkeen perusratkaisun täytyy olla niin joustava, että se voidaan tarvittaessa muokata kunkin asiakkaan tarpeiden mukaiseksi.

Maksumääräyslomakkeen ominaisuuksista käyvät keskustelua Monetran palveluasiantuntija Rauni Oja ja ICT-suunnittelija Tapani Tapio.

”Tarkat määrittelyt saimme Monetralta. Lomakkeen täytyy muun muassa täyttää Finvoice-standardin vaatimukset”, hän huomauttaa.

Kaupungin työllisyyspalvelujen käyttöön tullut maksumääräyslomake on sikäli erilainen kuin muut, että siinä on valmiina tarjolla yhdeksän valintaa eri maksatuksille – esimerkiksi kesätyösetelille. Tehdyn valinnan mukaan lomakkeen sisältö osittain muuttuu ja siihen tulee automaattisesti tiettyjä esivalittuja tietoja. Myös tiliöinti tapahtuu valitun maksun aiheen mukaan.

Ari Ylinärä on tyytyväinen sähköisten maksumääräyslomakkeiden toimivuuteen. Maksatusten käsittely on tehostunut toivotulla tavalla, kun virheiden ja jälkikäteen tehtävien täydennysten määrä on pienentynyt. Myös raportointi on tarkentunut.